Compliance

Compliance Ordnung WIENXTRA

Wien, November 2023


Einführung

Definition

Compliance Management System (CMS) bezeichnet die Gesamtheit der in einer Organisation eingerichteten Maßnahmen, Strukturen und Prozesse, um Regelkonformität sicherzustellen, worunter rechtsverbindliche und ethische Regeln fallen können.

Ziele der Compliance Richtlinien

Compliance-Management-Systeme (CMS) zielen darauf ab, rechtskonformes, an ethischen Werten der Organisation orientiertes Verhalten zu steuern und sicherzustellen. Wichtigste Grundlage für ein CMS ist die Unternehmenskultur: die Gesamtheit der Werte, Normen und Einstellungen, die ein Unternehmen prägen.

Anwendungsbereiche/Umsetzung

Die hier beschriebenen Richtlinien richten sich an alle Mitarbeiter_innen im Verein sowie an die Geschäftsführung und den Vorstand des Vereins WIENXTRA. Alle im Verein tätigen Personen halten sich an die festgelegten Regeln sowie an geltende Gesetze und Verordnungen. Die Compliance Richtlinien dienen allen im Verein tätigen Personen als Handlungsrichtlinie, die Einhaltung dieser Regeln schützt uns vor arbeitsrechtlichen und strafrechtlichen Konsequenzen.

Präambel

Wien ist eine lebendige Stadt und Lebensraum für viele Menschen. Durch diese Menschen wächst, wandelt und entwickelt sich Wien. Kinder und junge Menschen sind für die Stadt besonders wichtig. Sie gestalten ihr Leben, ihre Zukunft und damit die Zukunft der Stadt. WIENXTRA begleitet und stärkt sie auf diesem Weg.

Die Menschenrechte und ganz besonders die Kinderrechte leiten WIENXTRA. Was Kinder und junge Menschen brauchen und wollen, was sie interessiert und wie sie leben, ist die Basis unserer Arbeit.

WIENXTRA ist eine Organisation, die sich und ihre Angebote laufend weiterentwickelt. Die langjährige Erfahrung in der Wiener Kinder- und Jugendarbeit stärkt uns dabei. Wir arbeiten in Teams, teamübergreifend und in Kooperationen. WIENXTRA hat fixe Standorte und mobile Einsätze.
Die Kompetenzen und Schwerpunkte unserer Mitarbeiter_innen ermöglichen vielfältige, neue und einzigartige Angebote für Menschen in Wien. Unser Handeln ist geprägt von Respekt, Wertschätzung und Engagement.

WIENXTRA ist eine Organisation für alle Kinder und jungen Menschen in Wien. Feste, Musik, Kino, Spiel oder Medien - WIENXTRA lädt ein, mitzumachen und die Stadt zu gestalten. Elf Einrichtungen setzen Angebote von Veranstaltungen und Information bis zu Bildung und Beratung, und das günstig oder gratis. Für Erwachsene gibt's ein breites Bildungsprogramm.
WIENXTRA arbeitet mit der Stadt Wien und ganz besonders mit deren Fachbereich Jugend eng zusammen.

Demonstrative Aufzählung von Richtlinien

Statuten, Förderrichtlinien der Stadt Wien und deren Fachbereich Jugend, Leitbild, Betriebsvereinbarungen, Inventarführung und Skartierungsrichtlinien, Organisationshandbuch, Finanzordnung, Personalhandbuch, Dienstvertrag, Stellenbeschreibungen, Verpflichtung zur Geheimhaltung, Datenschutzerklärung, Datenverarbeitungsregister, allgemeine Richtlinien zum Auftritt nach Außen - PR-wiki, allgemeine Richtlinien für Veranstaltungen, Ablauforganisation in den Einrichtungen, AGB (WIENXTRA-IFP), Verleihbedingungen.

  • Grundsätze unserer Arbeit
    Die Grundsätze unserer Arbeit sind in Richtlinien festgehalten, werden laufend evaluiert und weiterentwickelt. Alle Mitarbeiter_innen des Vereins fühlen sich dafür verantwortlich, dass die festgesetzten Grundsätze und Ziele umgesetzt werden.

  • Kinderschutzrichtlinie
    Mit der Kinderschutzrichtlinie (KSR), die präventive Maßnahmen, zur Wahrung der Rechte von Kindern und Jugendlichen und zur Minimierung des Risikos von Gewalt und Missbrauch enthält, verpflichten wir uns, das Wohl und den Schutz der Kinder und Jugendlichen bei allen WIENXTRA Angeboten zu gewährleisten. Wenn ein Verdacht beobachtet wird oder ein Kind von einem Verdacht erzählt, wissen alle Mitarbeiter_innen wie sie darauf reagieren müssen und ziehen an einem Strang.

  • Wirtschaftlichkeit
    Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit sind Basis aller Anschaffungen und Einkäufe. Die externen und internen Richtlinien sind einzuhalten.

  • Vertretung nach außen, Zeichnungsberechtigung, Vertragsabschluss
    Der Verein wird nach außen durch den_die Vorsitzende_n oder den_die Geschäftsführer_in vertreten. Bei Abwesenheit des Vorsitzenden_der Vorsitzenden wird dieser_diese von dessen_deren Stellvertreter_innen vertreten.
    Alle vom Verein ausgefertigten Schriftstücke und Bekanntmachungen bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Unterschrift des_der Geschäftsführer_in, im Falle ihrer_seiner Abwesenheit des_der Vorsitzenden. Geschäfte, die durch den jährlich beschlossenen Budgetvoranschlag nicht gedeckt sind, bedürfen der Unterschrift sowohl durch den_die Geschäftsführer_in als auch durch den_die Vorsitzende_n, oder eines_einer seiner_ihrer Stellvertreter_innen. In Geld- und Vertragsangelegenheiten gilt ein "Vier-Augen-Prinzip".
    Die Zeichnungsberechtigung bei Geldinstituten kann mittels Handlungsvollmacht an leitende Angestellte übertragen werden.

  • Umgang mit Daten und Informationen
    Die Mitarbeiter_innen im Verein WIENXTRA sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Verpflichtung zum Datengeheimnis des Vereins, basierend auf der Datenschutzgrundverordnung, regelt, mit wem welche Informationen ausgetauscht werden können. Neben den technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz ist jede_r Mitarbeiter_in verpflichtet Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Informationen sind sicher aufzubewahren und dürfen auch intern nur an jene Personen weitergegeben werden, die diese für ihre berufliche Tätigkeit benötigen. Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur mit Zustimmung der betroffenen Person.
    Bei persönlichen Gesprächen oder Telefonaten mit Kolleg_innen in der Öffentlichkeit achten wir auf die Vertraulichkeit der Information. Zudem schützen wir unsere Geschäftsdokumente vor fremden Einblicken. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses uneingeschränkt fort.

  • Umgang mit Geschenken und Einladungen
    Die Annahme von Geschenken und Einladungen ist nicht zulässig, da dies zur Einschränkung der Handlungsfähigkeit führen kann und berufsethisch abzulehnen ist.
    Die Ausnahme bilden kleine Aufmerksamkeiten oder Werbegeschenke, deren Wert als gering anzusehen ist.
    Bargeld und Wertgutscheine sind immer abzulehnen.

  • Vereinsvermögen
    Für die Gebarung des Vereinsvermögens gibt es klare Regelungen. Als Grundlage dienen u.a. geltende Gesetze, Statuten sowie die Förderrichtlinien der MA13 und unser Organisationshandbuch.

  • Aufgaben
    Vorstand und Geschäftsführung:
    Rechte und Pflichten des Vorstands und der Geschäftsführung sind in den jeweils gültigen Statuten und der Geschäftsordnung festgelegt. Die gewählten Vorstandsmitglieder üben ihre Tätigkeit ehrenamtlich und unentgeltlich aus. Es werden keine Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder gewährt. Der_die Geschäftsführer_in ist im Verein angestellt. Die Entlohnung ist vertraglich geregelt und durch den Vorstand bestätigt.

    Leiter_innen:
    Rechte und Pflichten des Vorstands und der Geschäftsführung sind in den jeweils gültigen Statuten und der Geschäftsordnung festgelegt. Die gewählten Vorstandsmitglieder üben ihre Tätigkeit ehrenamtlich und unentgeltlich aus. Es werden keine Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder gewährt. Der_die Geschäftsführer_in ist im Verein angestellt. Die Entlohnung ist vertraglich geregelt und durch den Vorstand bestätigt.

    Mitarbeiter_innen:
    Die Aufgaben der jeweiligen Mitarbeiter_innen werden zu Beginn des Dienstverhältnisses durch die Leitung kommuniziert, eine Stellenbeschreibung übergeben, eine sorgfältige und ausführliche Einschulung jeder_jedes Mitarbeiter_in in ihren Arbeitsbereich ist durch die Leiter_innen zu organisieren. Das Personal- und Organisationshandbuch dient ebenfalls als Grundlage der Arbeit. Die Entlohnung aller Mitarbeiterinnen ist vertraglich geregelt.

  • Nebenbeschäftigungen
    Die beabsichtigte Annahme jedweder Nebenbeschäftigung ist der_dem Geschäftsführer_in zu melden. Dem_Der Dienstnehmer_in sind Nebenbeschäftigungen, die das Ansehen des Vereines schädigen oder die Erfüllung der Dienstobliegenheiten beeinträchtigen, verboten.

Risikoanalyse

Wo gibt es Bereiche wo Risiken auftreten können und die durch eine Risikoanalyse identifiziert werden und durch Richtlinien minimiert werden können?

Personaleinstufungen und Vordienstzeitenanrechnung:

Anrechnung anhand der Betriebsvereinbarung. Berechnung und Dienstvertrag mind. 4-Augen-Prinzip. Die Bestimmung der Beschäftigungsgruppe wird durch den_die Geschäftsführer_in vorgenommen.

Personalverwaltung:

In allen Bereichen gilt das 4-Augen Prinzip.

Eingangsrechnungen/Honorarnoten:

Honorarnoten/Rechnungen dürfen ausschließlich vom Auftragnehmer erstellt werden und an die E-Mail Adresse buchhaltung@wienxtra.at geschickt werden.
4-Augen-Prinzip bzw. Betragsbegrenzung für die Freigabe/bzw. Genehmigung.

Banküberweisungen:

Auschließlich mit Kollektivzeichnungsberechtigung möglich

Einkäufe/Zahlungen mit Kreditkarte:

Werden im Vorhinein mit der Leitung abgesprochen. Zugangsdaten zu Paypal werden von der_dem Fachbereichsleiter_in IT & Web verwaltet.

Finanzverwaltung:

In allen Bereichen gilt das 4-Augen-Prinzip.
WIENXTRA-Eigentum kann weder entgeltlich noch unentgeltlich von WIENXTRA – Mitarbeiter_innen noch von anderen Privatpersonen erworben werden.
Als Konsequenz bei Verstößen werden arbeitsrechtliche und strafrechtliche Maßnahmen eingeleitet, damit der Verein keine finanziellen Schäden sowie Imageschäden davonträgt.

Berichtspflicht/Beschwerdemanagement

Jede_r Mitarbeiter_in sieht es als ihre_seine Pflicht, ein Zuwiderhandeln gegen diese Richtlinien an die_den jeweils Vorgesetzte_n oder an die_den Compliance–Verantwortliche_n zu melden; sollte das Zuwiderhandeln diese_n persönlich betreffen, kann die Meldung auch an die_den Geschäftsführer_in oder die_den Vorsitzende_n des Vereins erfolgen.

Weiters steht für Meldungen auch das anonyme digitale Meldesystem zur Verfügung.

Anonymes digitales Meldesystem

Fehlverhalten und Verstöße gegen Verhaltensanforderungen können nicht nur für die_den Einzelnen persönlich, sondern für den ganzen Verein schwerwiegende Folgen haben. Daher kann Fehlverhalten nicht toleriert werden; es ist mit, arbeitsrechtlichen, verwaltungsrechtlichen oder strafrechtlichen Konsequenzen zu rechnen, Schadensersatzforderungen können erhoben werden.

Führungskräfte haben eine besondere Vorbildfunktion.

Compliance Officer

Im Verein ist ein Compliance Officer installiert der in diesem Bereich weisungsfrei ist und für die Aktualisierung der Richtlinien und die Fortbildung der Mitarbeiter_innen zuständig ist.

Unter der Adresse https://wienxtra.integrityline.app/ steht eine Whistleblower Plattform zur Verfügung, die für anonyme Meldungen für mögliche Compliance Verstöße genutzt werden kann.

Die Aufgaben des Compliance Officers werden von Andreas Fragner wahrgenommen. Er ist wie folgt erreichbar:

E-Mail: andreas.fragner@wienxtra.at
Telefon: +43 1 909 4000 84388

Im Fall von längerer Abwesenheit des Compliance Officers werden seine Aufgaben in der digitalen Plattform von Sonja Kohlreiter wahrgenommen um keine gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu versäumen. Sie ist wie folgt erreichbar:

E-Mail: sonja.kohlreiter@wienxtra.at
Telefon: +43 1 909 4000 84303

Die Compliance Richtlinien sind allen bekannt. Die Compliance Richtlinie wird neuen Mitarbeiter_innen mit der Willkommensmappe übergeben. Zur Erinnerung werden sie einmal jährlich elektronisch an die Leiter_innen übermittelt, und diese sind verpflichtet, die Richtlinien in den Teams zu thematisieren. Alle Mitarbeiter_innen/Leiter_innen unterschreiben jährlich die Kenntnisnahme der Compliance Richtlinien.

Hinweise

Hinweise können anonym über die Hinweisgeber_innenplattform gemeldet werden. Alle Hinweise werden sorgfältig geprüft und vertraulich behandelt. Hierzu ist es erforderlich, dass etwaige Vorwürfe schlüssig und nach Möglichkeit belegbar sein müssen.

WIENXTRA-Hinweisgeber_innen Plattform


Download der aktuellen Compliance Richtlinien

In Kooperation mit
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