Compliance

Wien ist eine lebendige Stadt und Lebensraum für viele Menschen. Durch diese Menschen wächst, wandelt und entwickelt sich Wien. Kinder und junge Menschen sind für die Stadt besonders wichtig. Sie gestalten ihr Leben, ihre Zukunft und damit die Zukunft der Stadt. WIENXTRA begleitet und stärkt sie auf diesem Weg.

Die Menschenrechte und ganz besonders die Kinderrechte leiten WIENXTRA. Was Kinder und junge Menschen brauchen und wollen, was sie interessiert und wie sie leben, ist die Basis unserer Arbeit.

WIENXTRA ist eine Organisation, die sich und ihre Angebote laufend weiterentwickelt. Die langjährige Erfahrung in der Wiener Kinder- und Jugendarbeit stärkt uns dabei. Wir arbeiten in Teams, teamübergreifend und in Kooperationen. WIENXTRA hat fixe Standorte und mobile Einsätze.
Die Kompetenzen und Schwerpunkte unserer Mitarbeiter_innen ermöglichen vielfältige, neue und einzigartige Angebote für Menschen in Wien. Unser Handeln ist geprägt von Respekt, Wertschätzung und Engagement.

WIENXTRA ist eine Organisation für alle Kinder und jungen Menschen in Wien. Feste, Musik, Kino, Spiel oder Medien - WIENXTRA lädt ein, mitzumachen und die Stadt zu gestalten. Zwölf Einrichtungen setzen Angebote von Veranstaltungen und Information bis zu Bildung und Beratung, und das günstig oder gratis. Für Erwachsene gibt's ein breites Bildungsprogramm.
WIENXTRA arbeitet mit der Stadt Wien und ganz besonders mit deren Fachbereich Jugend eng zusammen.

Statuten, Förderrichtlinien der Stadt Wien und deren Fachbereich Jugend, Leitbild, Betriebsvereinbarungen, Inventarführung und Skartierungsrichtlinien, Organisationshandbuch, Finanzordnung, Personalhandbuch, Dienstvertrag, Stellenbeschreibungen, Verpflichtung zur Geheimhaltung, Datenschutzerklärung, Datenverarbeitungsregister, allgemeine Richtlinien zum Auftritt nach Außen - XTRAnet, allgemeine Richtlinien für Veranstaltungen, Ablauforganisation in den Einrichtungen, AGB (WIENXTRA-IFP), Verleihbedingungen.

• Grundsätze unserer Arbeit
  Die Grundsätze unserer Arbeit sind in Richtlinien festgehalten, werden laufend evaluiert und weiterentwickelt. Alle Mitarbeiter_innen des Vereins fühlen sich dafür verantwortlich, dass die festgesetzten Grundsätze und Ziele umgesetzt werden.
  
  
• Kinderschutzrichtlinie
  Mit der Kinderschutzrichtlinie (KSR), die präventive Maßnahmen, zur Wahrung der Rechte von Kindern und Jugendlichen und zur Minimierung des Risikos von Gewalt und Missbrauch enthält, verpflichten wir uns, das Wohl und den Schutz der Kinder und Jugendlichen bei allen WIENXTRA Angeboten zu gewährleisten. Wenn ein Verdacht beobachtet wird oder ein Kind von einem Verdacht erzählt, wissen alle Mitarbeiter*innen wie sie darauf reagieren müssen und ziehen an einem Strang.
  
  
• Wirtschaftlichkeit
  Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit sind Basis aller Anschaffungen und Einkäufe. Die externen und internen Richtlinien sind einzuhalten.
  
  
• Vertretung nach außen, Zeichnungsberechtigung, Vertragsabschluss
  Der Verein wird nach außen durch den/die Vorsitzende*n oder den/die Geschäftsführer*in vertreten. Bei Abwesenheit des/der Vorsitzenden wird dieser/diese von dessen/deren Stellvertreter*innen vertreten.
  Alle vom Verein ausgefertigten Schriftstücke und Bekanntmachungen bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Unterschrift des/der Geschäftsführer*in, im Falle ihrer/seiner Abwesenheit des/der Vorsitzenden. Geschäfte, die durch den jährlich beschlossenen Budgetvoranschlag nicht gedeckt sind, bedürfen der Unterschrift sowohl durch den/die Geschäftsführer*in als auch durch den/die Vorsitzende*n, oder eines/einer seiner/ihrer Stellvertreter*innen. In Geld- und Vertragsangelegenheiten gilt ein "Vier-Augen-Prinzip".
  Die Zeichnungsberechtigung bei Geldinstituten kann mittels Handlungsvollmacht an leitende Angestellte übertragen werden.
  
  
• Umgang mit Daten und Informationen
  Die Mitarbeiter*innen im Verein WIENXTRA sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Verpflichtung zum Datengeheimnis des Vereins, basierend auf der Datenschutzgrundverordnung, regelt, mit wem welche Informationen ausgetauscht werden können. Neben den technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Datenschutz ist jede*r Mitarbeiter*in verpflichtet Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. Informationen sind sicher aufzubewahren und dürfen auch intern nur an jene Personen weitergegeben werden, die diese für ihre berufliche Tätigkeit benötigen. Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur mit Zustimmung der betroffenen Person.
  Bei persönlichen Gesprächen oder Telefonaten mit Kolleg*innen in der Öffentlichkeit achten wir auf die Vertraulichkeit der Information. Zudem schützen wir unsere Geschäftsdokumente vor fremden Einblicken. Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit besteht auch nach Beendigung des Dienstverhältnisses uneingeschränkt fort.
  
  
• Umgang mit Geschenken und Einladungen
  Die Annahme von Geschenken und Einladungen ist nicht zulässig, da dies zur Einschränkung der Handlungsfähigkeit führen kann und berufsethisch abzulehnen ist.
  Die Ausnahme bilden kleine Aufmerksamkeiten oder Werbegeschenke, deren Wert als gering anzusehen ist.
  Bargeld und Wertgutscheine sind immer abzulehnen.
  
  
• Vereinsvermögen
  Für die Gebarung des Vereinsvermögens gibt es klare Regelungen. Als Grundlage dienen u.a. geltende Gesetze, Statuten sowie die Förderrichtlinien der MA13 und unser Organisationshandbuch.
  
  
• Aufgaben
  Vorstand und Geschäftsführung:
  Rechte und Pflichten des Vorstands und der Geschäftsführung sind in den jeweils gültigen Statuten und der Geschäftsordnung festgelegt. Die gewählten Vorstandsmitglieder üben ihre Tätigkeit ehrenamtlich und unentgeltlich aus. Es werden keine Aufwandsentschädigungen und Sitzungsgelder gewährt. Der/die Geschäftsführer*in ist im Verein angestellt. Die Entlohnung ist vertraglich geregelt und durch den Vorstand bestätigt.
  
  Leiter*innen:
  Die Stellenbeschreibung für die Leitung einer Einrichtung/eines Fachbereiches wird zu Beginn der Tätigkeit übergeben und mit dem/der Geschäftsführer*in bzw. dessen/deren Stellvertreter*innen besprochen. Die Leiter*innen sind verpflichtet, alle Vorkomnisse und Entwicklungen, die über einen normalen Arbeitsalltag hinausgehen, umgehend an die Geschäftsführung zu melden. Die Entlohnung aller Leiter*innen ist vertraglich geregelt.
  
  Mitarbeiter*innen:
  Die Aufgaben der jeweiligen Mitarbeiter*innen werden zu Beginn des Dienstverhältnisses durch die Leitung kommuniziert, eine Stellenbeschreibung übergeben, eine sorgfältige und ausführliche Einschulung jeder/jedes Mitarbeiter*in in ihren Arbeitsbereich ist durch die Leiter*innen zu organisieren. Das Personal- und Organisationshandbuch dient ebenfalls als Grundlage der Arbeit. Die Entlohnung aller Mitarbeiter*innen ist vertraglich geregelt.
  
  
• Nebenbeschäftigungen
  Die beabsichtigte Annahme jedweder Nebenbeschäftigung ist der/dem Geschäftsführer*in zu melden. Dem/Der Dienstnehmer*in sind Nebenbeschäftigungen, die das Ansehen des Vereines schädigen oder die Erfüllung der Dienstobliegenheiten beeinträchtigen, verboten.

Jede*r Mitarbeiter*in sieht es als ihre/seine Pflicht, ein Zuwiderhandeln gegen diese Richtlinien an die/den jeweils Vorgesetzte*n oder an die/den Compliance–Verantwortliche*n zu melden; sollte das Zuwiderhandeln diese*n persönlich betreffen, kann die Meldung auch an die/den Geschäftsführer*in oder die/den Vorsitzende*n des Vereins erfolgen.

Weiters steht für Meldungen auch das anonyme digitale Meldesystem zur Verfügung.

Anonymes digitales Meldesystem

Fehlverhalten und Verstöße gegen Verhaltensanforderungen können nicht nur für die/den Einzelnen persönlich, sondern für den ganzen Verein schwerwiegende Folgen haben. Daher kann Fehlverhalten nicht toleriert werden; es ist mit arbeitsrechtlichen, verwaltungsrechtlichen oder strafrechtlichen Konsequenzen zu rechnen, Schadensersatzforderungen können erhoben werden.

Führungskräfte haben eine besondere Vorbildfunktion.

Im Verein ist ein Compliance Officer installiert der in diesem Bereich weisungsfrei ist und für die Aktualisierung der Richtlinien und die Fortbildung der Mitarbeiter*innen zuständig ist.

Unter der Adresse https://wienxtra.integrityline.app/ steht eine Whistleblower Plattform zur Verfügung, die für anonyme Meldungen für mögliche Compliance Verstöße genutzt werden kann.

Die Aufgaben des Compliance Officers werden von Andreas Fragner wahrgenommen. Er ist wie folgt erreichbar:

E-Mail: andreas.fragner@wienxtra.at
Telefon: +43 1 909 4000 84388

Im Fall von längerer Abwesenheit des Compliance Officers werden seine Aufgaben in der digitalen Plattform von Sonja Kohlreiter wahrgenommen um keine gesetzlich vorgeschriebenen Fristen zu versäumen. Sie ist wie folgt erreichbar:

E-Mail: sonja.kohlreiter@wienxtra.at
Telefon: +43 1 909 4000 84303

Die Compliance Richtlinien sind allen bekannt. Die Compliance Richtlinie wird neuen Mitarbeiter*innen mit der Willkommensmappe übergeben. Zur Erinnerung werden sie einmal jährlich elektronisch an die Leiter*innen übermittelt, und diese sind verpflichtet, die Richtlinien in den Teams zu thematisieren. Alle Mitarbeiter*innen/Leiter*innen unterschreiben jährlich die Kenntnisnahme der Compliance Richtlinien.

Hinweise können anonym über die Hinweisgeber*innen-Plattform gemeldet werden. Alle Hinweise werden sorgfältig geprüft und vertraulich behandelt. Hierzu ist es erforderlich, dass etwaige Vorwürfe schlüssig und nach Möglichkeit belegbar sein müssen.

WIENXTRA-Hinweisgeber*innen Plattform